|
I detta dokument försöker vi samla alla tankar och erfarenheter från tidigare
fester för att göra det lättare för kommande festfixare att arrangera fester.
Om det är något här du tycker är felaktigt eller något som saknas så maila mig
på johan@citypolarna.se så skall jag uppdatera dokumentet.
Festgrupp
En festgrupps storlek beror till stor del på hur stor fest man skall arrangera.
Det är dock bra att delegera uppgifter även utanför festgruppen. Det är bra om
man kan vara en till två festfixare på 10 gäster. Blir det en större fest kan
det bli jobbigt att vara för många som planerar. Det är bättre då att vara 5-6 personer
som planerar festen och att det finns en grupp att delegera uppgifterna till.
Risken blir annars att det blir för många viljor och det tar bara tid.
Lokal
Att vara hemma hos någon kan vara att föredra om det inte blir många fler
än 10-15 personer, beroende på hur stor bostad man har förstås.
Känner man de flesta av dem som kommer kan det vara lungt men kommer det
flera som man inte känner och det är många gäster rekommenderar vi att hyra
en lokal. Man kan då antingen gå till en restaurang och fråga om ni kan
reservera en del av lokalen för en kväll, då är många problem så som mat
och musik ofta lösta, dock får man ha överseende med att man minglar med
restaurangens övriga gäster.
Att hyra en lokal att arrangera festen i är ofta att föredra när man skall
ha många gäster. Ett tips då är att se till att lokalen går att avboka, eller
se till att det finns ett tillräckligt intresse så att intäkterna
täcker lokalkostnaden innan man bokar.
Mat
Det är väldigt lätt att ha kallskuret eller annan mat som man inte behöver
värma. Var noga med hygien så att inte gästerna blir sjuka. Se till att det
finns kyl/frys och spis allt efter behov i den lokal ni skall vara i.
Sallader och plockmat av olika slag kan vara mycket festligt. I vissa fall
kan det vara lämpligt att låta gästerna ta med egen mat, ex kräftskivan då
kräftor är dyra och alla inte vill äta kräftor. Skall man ha grillfest är
det också en god idé att låta gästerna ta med egen mat.
Dryck
Försäljning av alkohol är inte tillåtet utan särskilt tillstånd, i en sluten
grupp med i förväg inbjudna personer kan man bjuda på alkohol utan några
problem. Ta gärna kontakt med myndigheter för att se vad som gäller i er kommun.
I övrigt är det bäst att alltid låta gästerna ta med egen dryck. Tänk på att
de som är nyktra kanske inte vill betala extra för att det bjuds på alkohol.
Smidigast är då att låta alla själva ta med det de vill ha att dricka.
Dock kan en välkomstdrink vara trevligt men se till att det även finns ett
alkoholfritt alternativ.
Dekorationer
Varierar väldigt från fest till fest. Om ni har möjlighet så spara dekorationer
och återanvänd dem på kommande fester. Tänk på att de inte skall vara för
jobbiga att städa bort efter festen.
Lekar och bordsplacering
Mingellekar, namnlekar och tävlingar är ett uppskattat inslag i festen.
Undvik dock att slumpmässigt placera ut gästerna vid borden där man skall sitta
hela kvällen, om det inte finns en särskilld poäng med det, då detta kan
förstöra hela kvällen och även hämmar folk från att under kvällen byta plats
själva. Om man vill ha bordsplacering bör man i festgruppen känna besökarna
väl så att man vet vilka som funkar bra ihop och då ha en väl
genomtänkt bordsplacering.
Musik och underhållning
Ett sånghäfte med snapsvisor och andra vitsiga sånger är bra att ha,
se dock till att det finns någon som är väl förtrogen med text och melodi så
att han i värsta fall kan sjunga och visa hur sången låter.
DJ som spelar musik bör ha ett stort urval och känna av vad publiken vill höra.
Vi rekommenderar att ha någon som styr över musiken så att man inte bara har en
färdig lista med mp3-låtar för det kommer ändå komma önskemål under kvällen
och om det då inte är en person som ansvarar för musiken kan det bli väldigt
frustrerande när gäster springer och byter musik mitt i varje låt.
Om det finns gäster som vill göra ett framträdande, lyssna gärna på dem innan
de går upp på er fest så att ni vet vad som väntar.
Snyltgäster
?Jag skall inte äta så jag kommer lite senare?. Släpp inte in gäster som inte
har betalat då gästerna inte bara betalar för maten utan även lokalen,
transport av mat, musik, mm.
Om någon eller några försöker tränga sig in på festen med våld så tveka inte
att ringa polisen.
Sätta gränser
Om ni skriver en sista betaldag tillåt inte eftersläntare. Om någon ber snällt
kan ni överväga att låta dem komma men de har ju inte kommit med i
beräkningarna för mat mm. Ett slutdatum är ett slutdatum och skall respekteras,
annars riskerar ni att folk inte betalar i tid till nästa fest och då har ni
stora problem. Det är också viktigt att hålla på maxantalet. Har man satt
max 15 personer så öka inte i efterhand. Då skapar ni en tro på att det
alltid går att klämma in några till. Detta gör också att folk väntar med att
anmäla sig till sista stund och ni vill väl att gästerna skall anmäla sig så
tidigt som möjligt.
Budget
Lägg alltid upp en budget över vad saker får kosta. Försäkra er om att ni
täcker de fasta kostnaderna med råge genom att kolla av hur många som
garanterat kommer på festen. Detta kan exempelvis göras genom att lägga upp
en förfrågan i forumet eller genom att lägga upp aktiviteten och i den
skriva att fler uppgifter kommer senare längre fram i planneringen.
Lokalen styr mycket hur resten av festen kommer bli, hur många gäster man
kan ta osv. Så se till att ha lokalen bokad så tidigt som möjligt.
När ni lägger budgeten och sätter pris på festen så räkna lågt så att ni
täcker de fasta kostnaderna samt lite extra avgifter, kommer färre så kanske
det är läge att planera om eller ställa in festen, kommer fler så har ni mer
pengar att röra er med och kan fixa mer eller bättre mat mm.
Det är också bra att utse en eller två som är ansvarig för ekonomin. De bör se
till att ta in kvitton från samtliga, så att man på så sätt kan ha bättre koll på
vad pengarna går till och att pengarna används till det de skall användas till.
| 
