Citypolarna har ordet

Har vi surat klart?

Inlägg

Denna text ska läsas med ett öppet sinne, det är en samling tankar och input från medlemmar med väldigt varierande perspektiv. Syftet är inte att klanka ner på någon eller dra några snyfthistorier utan att lyfta fram de skillnader i åsikter som finns kring problematiken som vi just nu 

Tillbaka till ruta ett
Det har börjat bli dags att ta tag i det här med surisar. De infördes 2011 för att lösa problemet med medlemmar som anmälde sig till aktiviteter som de sedan inte gick på. Då kändes det som att den enkla lösningen var att dela ut en suris till dessa medlemmar för att upplysa dem om att det inte är ett accepterat beteende och om de upprepar det så kommer de hamna sist i reservlistan på aktiviteter som har begränsat antal deltagare. Effekten har snarare blivit ett sätt för arrangörer att få ut lite av sin frustration, men konsekvenserna har mer eller mindre uteblivit då det var så få som faktiskt valde att dela ut dem. Ett annat problem är också att många av de som anmäler sig och sedan inte dyker upp är osäkra och försöker samla mod att gå på sin första aktivitet och får kalla fötter i sista stund och att då få en suris på det kanske inte hjälper dem att våga hänga med ut nästa gång. Samtidig har vi många medlemmar som inte vill kännas vid att anklaga någon för att råka missa en aktivitet så de som uteblir får bara surisar av några få medlemmar och surisar kan endast delas ut på aktiviteter med ett begränsat antal deltagare eller ett sista anmälningsdatum.

Definition av problemet
Eftersom surisar i princip endast löser problemet med att minska frustrationen för några arrangörer, tills de inser att det faktiskt inte har någon större effekt, så måste vi börja med att ta ett steg tillbaka och verkligen definiera vad det är för problem vi försöker lösa här. Efter de konversationer jag haft med medlemmar den senaste månaden så blir det ganska uppenbart att det inte bara är ett problem vi ska försöka lösa, utan en hel rad problem som hänger ihop med varandra:
1) Vi vill minimera antalet medlemmar som anmäler sig till aktiviteter som de sedan inte går på.
2) Vi vill att de som anmält sig till en aktivitet också avser att gå och inte väljer att hoppa av i sista stund.
3) Vi vill att alla ska ha samma regler gällande detta så att inte enskilda arrangörer skapar sin egen regelbok.

Att få löst ovanstående känns som ett rent önsketänkande. Det är problem vi har tampats med, till och från, sedan sidan lanserades 2006. Nästa steg är att se på vilka konsekvenser dessa problem ger för att se om dessa konsekvenser kan inspirera till några nya idéer till lösningar.

1) Uteblivna besökare
- Arrangörens förväntningar uppfylls inte, vilket påverkar vissa arrangörer mer än andra
- Medlemmar missar chansen att gå på aktiviteter de hade velat delta i
- Restaurangägare tappar förtroendet för Citypolarna som arrangör, då folk uteblir från reserverade platser

2) Sena avhopp
- Extra arbete för arrangörerna att hitta ersättare på kort tid
- Medlemmar som kommer med utan att de hinner få reda på det innan aktiviteten äger rum. Detta belyser också vikten av att avanmäla sig som reserv i tid om man inte längre har intresse av att gå
- Samtal med restaurangägare om ändring i antalet platser i sista minuten, skapar irritation och en sämre bild av Citypolarna

3) Individuella regler för deltagande
- Arrangören riskerar att bli anklagad för negativt beteende
- Medlemmar blir oroliga och väljer att inte delta på aktiviteter alls

Orsak till problemet
Varför kan vi inte bara säga till alla att sköta sig bättre och respektera övriga medlemmar? Sunt förnuft och respekt som är våra grundpelare för att skapa gemenskap på sidan kanske inte räcker hela vägen. Där är några händelser som har gjort att dessa problem kommer upp till ytan extra mycket just nu som vi bör uppmärksamma. Den senaste tiden har vi haft en stor tillströmning av nya medlemmar, men det tar lite tid innan de nya medlemmarna börjar lägga upp egna aktiviteter så efterfrågan på de platserna som finns på aktiviteterna har ökat. Det får som effekt att medlemmar dubbelbokar sig i större utsträckning. Dels på reservlistor på aktiviteter de gärna vill gå på och sedan sätter de upp sig på andra aktiviteter som en plan B om de inte kommer med på den första. I andra fall står de bara som reserv, men räknar inte med att komma med och när det börjar närma sig datum för aktiviteten och flera medlemmar avanmäler sig så inser man inte att man plötsligt kommit med på aktiviteten.

Ett annat problem är att de som varit med ett tag ser andra Citypolare som nära vänner och tar det här med anmälningar och vem som kommer lite mer personligt. Nya medlemmar känner väldigt få andra och ser därför aktiviteterna som annonser för underhållning som man kan hoppa över om man inte känner för det när det väl kommer till kritan. Det är också en av målen med Citypolarna, att det ska kunna vara spontant och man ska kunna bestämma sig i sista stund eller lägga upp en spontan aktivitet mer eller mindre samma dag som den äger rum. Men det fungerar bara inte på alla aktiviteter. Ibland så vill arrangörerna göra bokningar och lägger extra energi på att besökarna ska få en positiv upplevelse och då krävs framförhållning och plannering.

Så inte nog med att vi har olika förväntningar från medlemmar och arrangörer som ställer olika krav, vi har också olika typer av aktiviteter som avgör hur man bör och kan bete sig när det gäller bokningar och avbokningar.

Diskussion kring potentiella lösningar
Här kommer lite olika tankar kring hur en lösning eller delar av en lösning skulle kunna se ut. Det är långt ifrån något slutgiltigt beslut och jag hoppas på en sund debatt i forumet för de som önskar påverka resultatet eller har andra idéer på hur vi kan lösa dessa utmaningar.

Vi har prövat med straff, vilket haft ganska dålig effekt. Både när det gäller att få arrangörer att dela ut det konsekvent men effekten har snarare blivit irritation och oro än förståelse och bättring. Så om vi vänder på steken och tittar på utbildning istället. Kan vi på något sätt utbilda medlemmarna i hur man ska bete sig? Ja, det skulle säkert skapa en bättre förståelse och detta inlägg är helt klart en del i att skapa bättre förståelse. Men frågan är om det kommer ändra beteendet i den utsträckning som vi önskar. Några av er som är medlemmar just nu kommer läsa detta och förstå problematiken, men många kommer inte göra det och ännu färre av de nya medlemmarna som kommer nästa år kommer leta upp detta inlägget för att sätta sig in i de problem som kan uppstå om man inte respekterar varandra på siten. Så vi behöver något mer, något som gör det tydligare vilka förväntningar som finns när man använder sidan. Samt information som förklarar när man börjar närma sig gränsen för vad som är accepterat. Det ska även vara något som sköts automatiskt så att det inte landar på enskilda medlemmar att läsa på vilka regler som gäller och vad som är okej och vad som inte är det.

Om någon uteblir från en aktivitet har vi ingen möjlighet att ta reda på det om inte arrangören själv anmäler det. Men för att det inte ska kännas som att man straffar någon, vilket hämmat många när det kommer till surisen, så bör det enbart handla om att uppdatera statistiken, så att antalet besökare och vem som varit på vilken aktivitet stämmer överrens med verkligheten. Med den informationen kan vi lättare identifiera om där är någon som återkommande hoppar av från aktiviteter och därmed informera dem om de problem som de skapar och hjälpa dem att avanmäla sig i tid genom att skicka ut påminnelser i tid och fråga om de fortfarande är intresserade av aktiviteten o.s.v. På så sätt blir det inte ett straff utan en möjlighet att hjälpa dessa medlemmar få mer kontroll över sina anmälningar och avbokningar.

När det gäller sena avhopp så kan vi se när medlemmar avanmält sig från aktiviteten och om det varit tätt inpå aktivitetsstart eller sista dag för anmälan så kan det räknas in och på ett liknande sätt resultera i uppmaningar om att avboka sig i tid till nästa gång om det är något som sker ofta.

Dubbelbokningar är lite knepigare då de förmodligen är väldigt avsiktliga, vi har redan tydlig information på sidan som informerar om man är bokad på två aktiviteter under samma tid. Men det är möjligt att vi några dagar innan i princip kan ge ett ultimatum att om inte du väljer vilken aktivitet du vill gå på så kommer systemet välja åt dig. Dock finns det tillfällen få arrangörer använder sig av två aktiviteter på samma tid för att bättre kunna administrera deltagandet. Ibland så är det födelsedag och en privat aktivitet där medlemmarna plannerar en gemensam present samma dag och tid. Så det är lite riskabelt att införa en sådan funktion, men med lite klurande kan man säkert hitta en lösning som tar hänsyn till de situationerna.

Det är också viktigt att arrangörerna känner sig trygga med att vi ser till att medlemmarna blir informerade om hur man bör uppföra sig för att inte skapa problem, samt hanterar de som aktivt väljer att inte följa uppmaningarna på ett enhetligt och sjyst sätt för att minimera problemet, utan att enskilda arrangörer ska behöva blir syndabockar för att vi alla vill ha det bättre på sidan.

Vad ett enhetligt och sjyst sätt innebär är ju något som vi också måste definiera. Är det att man blir avstängd från sidan efter ett visst antal snedsteg eller pratar vi mer om att man helt enkelt inte kan anmäla sig till vissa typer av aktiviteter som kräver att man kan sköta sig. Kanske ska man bli spammad med fler och fler mail och uppmaningar att hålla öga på sina aktiviteter tills man lärt sig att avboka sig ordentligt. Ska arrangörerna få välja mellan olika inställnigar för sina aktiviteter beroende på hur noga de är med att man kommer om man är anmäld och att man avbokar sig i god tid eller ska det vara något som sker per automatik beroende på om aktiviteten har ett begränsat antal platser och ett sista anmälningsdatum till exempel.

En annan idé relaterad till detta gäller reservlistan. För att underlätta, när där bara är någon dag kvar innan deadline eller aktiviteten börjar, så kan vi ändra funktionalliteten i reservlistan från ett kösystem där den som står först i kön kommer in och ska verifiera sin plats till att alla får information om att där blivit en ledig plats och att det är först till kvarn som gäller. Det löser problemet som många arrangörer har med att i sista stund skriva till alla på resevlistan för att hitta någon som vill följa med efter att någon avanmält sig i sista stund. Det kan nämligen också vara med till att förbättra upplevelse för alla inblandade, vid sena avhopp.

Vad händer nu?
Detta är ett första utkast på de utmaningar vi har på vårt bord just nu och vi tar gärna emot feedback och tankar kring hur vi bäst går vidare med detta så att vi kan få en så bra lösning som möjligt, nu när vi ändå lägger tid på att försöka hitta en bättre lösning. Så skriv gärna i forumtråden eller hör av er till oss direkt på info@citypolarna.se. Så ska vi klura vidare på detta ett litet tag till innan det börjar bli dags att göra ändringar i koden.

Publicerat 26 November 2019 13:44
Johan