Ingen panik, rent praktiskt är det ingenting som ändras. Det är bara vissa steg som blir lite mindre administrativa för arrangörerna, vi får en mer standardiserad hantering av sena avbokningar och om de som avbokar sig delar med sig av orsaken, så får vi även en bättre bild över varför man avbokar sig sent eller missar att dyka upp. Tidigare var man tvungen att skriva till arrangören och informera att man inte kan komma, nu kan man istället klicka på avboka-knappen. Då kommer istället en ruta upp där man ska lämna ett meddelande till arrangören, samtidigt som du står kvar i listan över anmälda men med markeringen "KOMMER EJ". Därefter är det som tidigare upp till arrangören att frigöra platsen om det finns reserver som kan ta platsen.
Just nu indikerar statistiken att 20% av deltagarna på aktiviteter avbokar sig under de sista 48 timmarna innan deadline eller eventstarten. Det är egentligen inget problem, så länge arrangören har satt deadline så att det finns utrymmer att korrigera bokningen, men eftersom några arrangörer har reagerat på detta är det något vi håller ett öga på. Däremot är de 7% som avbokar sig efter deadline eller inte dyker upp alls, ett klart större dilemma. Har man bokat bord för 10 och det är 10 anmälda så riskerar man ändå att stå där med 7 deltagare och en kypare som undrar vem som ska betala för de tre tomma stolarna.
Detta dilemma har visat sig vara svårt att hitta en bra lösning på. Vi har försökt med både morot och piska men inget verkar ha någon märkbar effekt, arrangörerna är lika frustrerade och statistiken är mer eller mindre densamma. Dock har det ibland hänt att vi fått hantera konflikter där arrangören varit irriterad och anmält en medlem som frånvarande fast de har avbokat sig, om än efter deadline, men med "giltig" anledning.
Vi har också hört många orsaker till sena avbokningar, allt ifrån personliga orsaker som gör det svårt att planera sitt liv, om det så beror på sjukdom, sjuk släkting eller ett jobb som kräver utryckning i tid och otid. Det kan också vara nya medlemmar som glömmer att de har en profil på Citypolarna eller får kalla fötter när det börjar närma sig första aktiviteten. Några hoppar av för en medlem de inte vill träffa har anmält sig i sista stund. Kanske är det några som tar platser bara för att sabotera för andra... vi har hört det mesta, men vi har fortfarande för lite fakta kring vilka motiv som dominerar och om det är något vi kan göra för att förebygga sena avbokningar och oanmälda avhopp om än bara några få procent. Därför har vi med detta som en fråga som man gärna får svara på när man avbokar sig. Innan vi vet vad problemet är kan vi inte försöka lösa det på riktigt.
Egentligen är det bara relevant att ta närvaro när det faktiskt finns en deadline eller begränsat antal deltagare. Men vi kommer hålla ett närmare öga på andra aktiviteter också, för att identifiera om det rör sig om några enstaka medlemmar, nya medlemmar eller om det kan hända den bästa och det är totalt slumpmässigt.
Om aktiviteten är privat har man av någon anledning kunnat avboka sig när som helst... Jag minns inte helt tanken bakom det. Den möjligheten försvinner med denna uppdateringen, så att det fungerar likadant oavsett om aktiviteten är privat eller ej. Skulle jag ha glömt någon viktig anledning här, så får ni gärna påminna mig =)
Om du har betalat och registrerats som betalande i aktiviteten har du tidigare inte haft möjlighet att avboka dig, utan var tvungen att kontakta arrangören. Detta för att det är upp till arrangören att avgöra om det är läge att återbetala samtidigt är det förmodligen extra viktigt att arrangören är informerad av att du inte kommer. Även här blir effekten att du markeras som "KOMMER EJ" i listan över de som kommer, arrangören blir informerad via systemet och får därefter avgöra om platsen ska öppnas upp för andra samt om eventuell återbetalning är aktuell.
Så vad blir konsekvenserna... Det viktigaste i denna fasen är att samla in så mycket information som möjligt, för att utifrån den informationen hitta en så bra lösning som möjligt, för att motverka problemet. Så vi kommer inte ändra nämnvärt i de konsekvenser vi har idag, som handlar om att man kan hamna sist i anmälningslistan och riskera att kickas ut från begränsade aktiviteter samt att man får påminnelsemail inför varje aktivitet.
Just nu vill vi främst ha feedback kring hur den nya funktionen fungerar och om informationen är tydlig nog under alla omständigheter som man kan hamna i, om det så är sena avbokningar eller återbetalningar mm. När vi börjar få in lite mer statistik och vi ser att allt fungerar så kommer vi att återkomma med mer information kring vad vi lärt oss och vilka eventuella åtgärder vi överväger att införa för att minska problematiken. Våra förhoppningar är att vi i varje fall ska kunna halvera sena avbokningar och uteblivna deltagare.
Fortsättning följer...
//Cippa lungt Johan & Christian
